仕事で「何でこれ引き受けちゃったんだろう」と後悔したことはありませんか？何でもかんでも引き受けていては損をするばかりとわかっていても、下手に断って人間関係を悪化させるのも嫌ですよね。そんな悩みをお持ちのあなたに、今回は上手な仕事の断り方をご紹介します。
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働いていると、「何でこの依頼断らなかったんだろう」と後悔した経験は誰にでもあると思います。中には「それをわざわざ私に頼む？自分でできないの？」と言いたくなる気持ちを寸前で飲み込んだ、そんな覚えのある方もいるかもしれません。 「それだけ周りがお前を頼ってくれているんだ」と言う上司や同僚の言葉はありがたいですが、それを額面通りに受け取るばかりでは、いつまで経っても余計な仕事を抱えた現状から抜け出せないことも事実です。 今回は、そもそも断りづらい心理的要因は何なのか、断れないことでどのようなデメリットが発生するのか、などについても掘り下げつつ、仕事の上手な断り方についてご紹介していきます。
そもそもどうしてあなたは仕事を断れないのでしょうか？上手な断り方について頭で理解したつもりでも、自分の内面に基づく「断れない理由」を把握していなければ、いきなり実践に繋げることは難しいです。 あなたが仕事を断れない心理的要因はどこにあるのか、以下に紹介するタイプを参考にしながら、胸に手を当てて振り返ってみましょう。とはいえ、「断れないのは全部自分に原因があるんだ！」と思っているあなたは、意外なワナにかかっているかもしれませんよ。
自分のスケジュールから見て明らかに無謀だとわかっているのに、「わかりました！引き受けます」と快諾してしまうタイプです。よく言えば責任感が強いのですが、引き受けた結果、納期までに間に合わなかった、求められていた成果に達していなかったのでは本末転倒です。 一度上司の立場になって考えてみてください。あなたはどんなことでも安請け合いする部下と明確な根拠をもってイエス・ノーがはっきり言える部下、どちらを昇進させたいと思いますか？ 周囲からデキる人だと思われたい気持ちはわかりますが、まずは「何でもかんでも後先構わず引き受ける人＝デキる人」という思い込みを捨てることから始めましょう。
仕事を頼まれると「断ったら嫌われるかも」「断ったらこの人困るんだろうな」「他の誰かの負担が増すくらいなら」などの思いが頭の中を駆け巡って、ついつい引き受けてしまうタイプです。 しかも勇気を出して断ったら断ったで、「うわぁ、断っちゃったよ…」と自己嫌悪に陥り、仕事はおろかプライベートまで巻き込んだ全体的なパフォーマンスまで低下してしまう恐れがあります。 上手な断り方を頭で理解することはもちろんですが、普段から職場で「この人、はっきり物が言えて羨ましいなぁ」と思える人の立ち振る舞いから学ぶところを見つけるのも良いでしょう。
突発的な頼み事に対して頭が回らず、レスポンスの内容をああだこうだと考えているうちに、結局「まあいいか」と承諾してしまうタイプです。 頼まれたらとりあえずイエスと言ってしまうクセがついているため、仕事に限らずプライベートでも、気が付いたらとんでもない契約を結んでいる可能性があります。 とはいえ、いきなりレスポンスの早い人間を目指すのも難しい話です。まずは「少し考える時間をいただけますか？」などのワンクッションを置き、冷静になる時間を意識的に作っていくことから始めましょう。
「上手く断れないのは全部自分に落ち度がある！」という思い込みに捉われた人が陥りがちなワナです。そもそも相手の頼み方が交渉術として優れている可能性があります。 上手い断り方を身に着ける上でも、ドア・イン・ザ・フェイス・テクニックやローボール・テクニックなどの有名どころは押さえておきたいところです。 交渉術の詳しい内容が覚えられなくても、「この頼み方の裏にはテクニックが潜んでいるかも」と警戒できるだけで、断れる確率はぐっと高まります。
ビジネスシーンにおいて、頼まれた以上は全てを引き受けて達成することが望ましいですが、何事にも限度はあります。何でもかんでも引き受けていては、あなた自身がつらいのはもちろんのこと、長期的な視点で見ると組織レベルの問題にまで発展しかねません。 仕事を上手く断れないことで発生する具体的なデメリットについて紹介します。
仕事が次から次へと立て続けに舞い込んでくると、何から手を着けていいものかわからなくなりがちです。「とりあえず簡単なものから片付けるか」なんて安易に考えていると、後回しにしていた仕事がもう締め切り間近ということもあり得ます。 多くの仕事を抱えているときこそ落ち着いて、優先順位をつけるところから始めましょう。
頼まれた仕事の内容を見て、「これ本当に私でないとダメなの？」と首を傾げた経験は誰だって一度はあるはずです。その人の中では、「この仕事はあなたに依頼するもの」という固定観念が出来上がっているのかもしれません。 こうなると厄介なのは、あなた以外にその「簡単な仕事」をこなせる人材が育たないことです。後輩指導を重んじる先輩という立場から、「私がこれをやっていたのでは、職場のためにならないと思います」という意図をはっきり伝えてみましょう。
仕事を引き受けた上で最も避けたい事態は、締め切りに間に合わせようとした結果、手を抜いてしまうことです。そんな意図はなかったとしても、「時間がない」というストレスに追われながらやった仕事が良い成果を上げるとは思えません。 仕事の成果は、あなたの信用と密接に関わります。信用を失えば、当然あなたのもとに舞い込んでくる新しいビジネスチャンスは少なくなってしまうでしょう。
人間は新しい知識を取り入れることが苦手な生き物です。苦手を克服するためには、まず新しいことを学ぶストレスに耐えるメンタルを鍛えなければなりません。にもかかわらず、やったことのある簡単な仕事だけをこなしていたらどうなるでしょう？ 必然失敗や挫折の経験は少なくなるので、過剰にチャレンジを恐れるようになります。「ミスするくらいなら挑戦しない方がマシ」という思考に陥ってしまうのです。こうなってしまうと仕事はおろか、ライフスタイル全体のモチベーションが低下してしまいます。
仕事を断る時には、次の手順で相手に伝えると良いでしょう。 1．依頼への感謝 2．仕事を断る 3．断る理由 4．締め切り延長などの代替案の提示 各手順の詳しい内容について以下に解説していきます。
まずは仕事の依頼やお誘いに対して感謝の意を伝えます。「せっかくお声を掛けていただいたのですが」「大変残念なのですが」などワンクッションを置いて、「本当は興味があるけれどやむを得ない事情がある」といった姿勢をアピールしましょう。 このとき、「せっかく」と同じ感覚で「わざわざ」を使うのは避けた方が無難です。「わざわざ」には「しなくてもいいことをあえてする」といった意味を含まれているため、受け手によっては皮肉として捉えられる可能性があります。
「お受けすることができません」「お役に立てそうにありません」などはっきりと断りましょう。曖昧な表現を使うと、受け手によっては説得の余地があると判断して要望を巧みに通そうとしてくる可能性があります。 「検討させていただきたいと思います」といった回答の保留は悪くない印象を与えることはできますが、本当に検討するときのみにしましょう。先延ばしにすれば、当然クライアントはその間待たされることになります。長期間待たされた挙句、断られたのでは反感を抱かれても無理はありません。
仕事を受けられない具体的な理由を簡潔に伝えましょう。詳細な内容を話す必要はなく、相手が概要さえ理解できればOKです。 今の自分では手に余ると思ったときこそ、はっきりとそれを伝えましょう。「今の自分ではクオリティを保証できず、かえって御社にご迷惑をおかけすることになります」と説明すれば、依頼した立場からも物事を考えていることがわかるため、仕事に対して真摯であるという印象を与えられます。
「来週以降でよろしければお引き受けできるのですが」「他に対応可能な者がいないか確認しましょうか」など代替案を示しましょう。仕事に対する誠実性、ただ断るだけでは申し訳ないという気持ちを相手に伝えることができます。 もっとも代替案を出す以上は、それを受ける意志があるということです。たとえば期限に余裕のある依頼に対し、「〇日は無理ですが□日までならできます」と返事をすれば「では、□日でお願いします」という流れになるのは当たり前のことでしょう。 依頼の内容から今後もそのクライアントと関係を続けていきたいのかを吟味した上で、代替案を提示するべきです。
依頼者が頻繁に顔を合わせる相手であれば、後日フォローを入れておきましょう。「この前はすみませんでした。今度お手伝いできることがあればおっしゃってください」と伝えておくだけで、人間関係がギスギスすることはなくなります。
上手な断り方のポイントを押さえた例文をシーン別にご紹介します。メールであれ電話であれ、お礼や断る理由、お詫びとして使えるフレーズは常に複数ストックしておきましょう。いざ断らなければならないシーンにおいて、慌てずスマートに対応することができます。
（宛名、挨拶、名乗り） このたびは〇〇のご依頼をいただき、誠にありがとうございました。 大変申し訳ありませんが、〇〇のご依頼は辞退させていただきたく存じます。 作業内容に関する資料を拝見しましたが、納期までの時間が短く、もしお引き受けすると御社にかえってご迷惑をおかけしてしまう可能性がございます。 弊社の力では、お引き受けするのが難しい状況です。 せっかくご依頼をいただきましたのに、お力になれず申し訳ありません。 もし、納期を1カ月ほど延ばすことが可能でしたら、対応することができます。 何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 （署名）
（社名、名前、要件、一言了解を得る） このたびは〇〇のご依頼をいただきまして、誠にありがとうございます。 大変申し上げにくいのですが、検討の結果、御社よりいただきましたご依頼を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 資料を拝見したところ納期までの時間が短く、弊社でお引き受けするのは難しい状態です。 せっかくご依頼をいただきましたのに、お力になれず申し訳ございません。 そこで提案なのですが、納期を１カ月ほど延ばしていただくことができれば対応可能なのですが、いかがでしょうか。 ご検討のほどよろしくお願いいたします。 お忙しい中、ありがとうございました。 それでは、失礼いたしします。 （電話を切る）
上手な断り方を身に着けることによって、あなたはどのようなメリットが得られるのでしょう。断る術を知ることは仕事だけでなく、あなたのプライベートにも良い影響をもたらします。
単に「できません」と断るのではなく、代替案を示すことでクライアントのあなたに対する印象は確実に良くなります。 仮にその案が却下されたとしても、あなたが譲歩の姿勢を見せた事実は残ります。「前回は断られたが、あれだけ譲歩してくれたのだから、またあの会社に依頼してみよう」と新しい仕事の機会を与えてくれるかもしれません。 また仕事を断ることができるようになれば、新しいことにチャレンジできるようになります。これは何も時間に余裕が生まれたからということではなく、「仕事を上手くコントロールできているぞ」という感覚が自尊心を高め、チャレンジへの意欲を駆り立ててくれるからです。
依頼やお誘いに対して感謝の意を示されて、気分を害する人はいないでしょう。断られたところで、そこに納得のいく理由があれば、相手があなたに対する評価を変えることはありません。むしろ、良い印象を持ってくれる可能性さえあります。 上手い断り方を押さえておけば、職場の人間関係に振り回される心配も少なくなるのです。 また余計な雑務に時間を割くことがなくなれば、本当に集中したい案件に時間を注ぐことができます。その結果、仕事のクオリティが向上すれば、社外をも含む周囲から信頼されることは間違いないでしょう。
依頼を断る理由として、「今の自分では手に余る」「この条件では求められているクオリティを保証できない」と素直に弱みを見せることで、クライアントはあなたに対して「仕事に誠実な人だ」という印象を抱いてくれます。 弱みを見せられるということは、自分の能力をしっかり把握できているというです。今の自分の実力から見て、この依頼内容は妥当なのか、チャレンジなのか、はたまた無謀なのか、それらをしっかり精査できる人は職場でも必ず高く評価されることでしょう。
ここまで仕事の上手な断り方について解説してきましたが、正直なところ「頭では理解できた。それでもやっぱり断るのは苦手」と思っている方は多いと思います。これは単純に「断る」という場数を踏んでいないことが、原因であると考えられます。 だからといって、明日から依頼もお誘いも断りまくれ！という意味ではありません。たとえば買い物をしているとき、「コレ欲しいかも」と思った衝動をぐっとこらえる、「どうしてもほしい」と思うもの以外は断固拒否する、つまり日頃から「NO」を突き付ける練習をしておくのです。 最初のうちは自分の衝動にNOと言う段階からスタートして、そこから徐々に対人へとステップアップしていきましょう。あなたが断れる勇気を持てる日をお祈りしています。
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ライター
murasakikohaku75
「ストレスに負けないメンタルがほしい」という思いから、心理学や科学の勉強を始めたアラサー男。筋トレし...
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