2019年07月11日公開

2019年07月11日更新

メールでの断り方が知りたい人へ!注意点や角が立たないコツを紹介

メールで何かを断る時に、断り方で悩むことはありませんか? メールではちょっとしたことで相手に誤解をまねいてしまうことがあります。そうならないようにするには、断り方にコツがあります。この記事では上手なメールでの断り方について、くわしく紹介していきたいと思います。

メールでの上手な断り方ってある?

メールで誘いを断る場合、どのような断り方をすればいいのか、どんなふうに断ればいいので悩むことはありませんか? 直接相手と会って話をする場合とはちがい、メールはお互いの顔を見ることができないため、相手が何を思っているのかがわかりづらいです。

そのためメールで誘いを断る場合はちょっとしたことが原因で、相手に誤解をあたえてしまったり、自分が思っているものとは、まったくちがう意味に受け取られてしまうことがあります。 またメールでは表情や声のトーンなどがわからないため、普段と何も変わらないような言葉が、相手にとってはきつく思えてしまったりすることもあります。そのため、メールでの断り方は非常に重要になってきます。 この記事ではメールで誘いを断る場合の上手な断り方や、断り方のコツなどについてくわしく見ていきたいと思います。

メールでのシチュエーション別上手な断り方

最近ではパソコンやスマートフォンの普及により、誰かを何かに誘う際には「メールを使うこと」が、すっかり当たり前となりました。 仕事関係の誘いや友達からの誘い、デートの誘いなど、実に様々な誘いがありますが、どんな誘いにしても断る時には「どうやって断ればいいのか」と頭を悩ませます。 実はメールでの断り方はシチュエーションによってちがい、上手な断り方にはシチュエーションに合わせたコツがあります。ここではシチュエーションごとに、具体的なメールでの断り方の例をあげながら、くわしく見ていきたいと思います。

デートの断り方

デートの誘いを断る場合は、以下のようなメールの断り方が適しています。 「申し訳ないのですが、仕事が忙しいため、予定を決めることができません。こちらの仕事が落ち着いたら、よろしくお願いいたします。」 「自分の仕事が忙しい」という理由を出すことで、相手のプライドを傷つけずに断ることができる上に、忙しいことをメールの中でアピールすることのよって「他にあいている日はないの?」などというように、次の約束を相手から提案されるのを防ぐためでもあります。 メールの長さは「相手にどれだけ興味があるか」を示すものにもなるため、相手よりも短いメールで断るようにしましょう。そして断る時もすぐに返信はせずに、少し日をおいてからにしましょう。断るのは早い方がいいと、すぐに返信してしまうと、相手に気を持たせることにつながります。

上司からの誘いの断り方

上司からの誘いを断る場合は、以下のようなメールの断り方が適しています。 「お誘いをいただきありがとうございます。せっかくお誘いをいただいたのですが、生憎、その日はすでに予定が入っているため、伺うことができず残念です。次の機会がございましたら、その時はぜひ参加させていただきたいと思います。どうぞよろしくお願いいたします。」 上司の場合は「誘ってくれたことに対する感謝の気持ち」と「参加することができずに残念な気持ち」を伝えることが大切です。とくに「本当は参加したかったのに参加できずに残念」という気持ちは、上司にきちんと伝わるようにしましょう。

また上司からの誘いを断る時には、断る理由をあわせて伝えるようにしましょう。 断る理由としては「先約がある・家族と食事に行く・習い事がある」などといった理由が適しているでしょう。 もしも何度も誘いを断ることがあれば、先に断る理由をいくつか考えておくと、あわてずにすみます。

セミナーの誘いの断り方

最近は色々なセミナーがありますが、中には少しあやしいようなセミナーもあります。そんな少しあやしいセミナーの誘いを断る場合は、以下のようなメールの断り方が適しています。 「そうしたセミナーには興味がないため、参加しません。」 セミナーの中には断っても、しつこく勧誘をしてくるセミナーもあります。そのため「参加しないこと・参加する意志がないこと」と「興味がないこと」を伝えることが大切になります。「参加できない」ではなく「参加しない」ことをはっきりと伝えるようにしましょう。

あやしいセミナーなどではなく、自分の仕事に関係するセミナーの場合は「家庭の事情で、その日はどうしても都合がつかないため、不参加とさせてください」という断り方が、一番角が立たないスムーズな断り方です。 「家庭の事情」は他人からつっこまれにくく、またしつこく聞かれることも少ないので、断る時の事情としてはおすすめです。もしも、しつこく聞かれることがあっても「家庭のことなのでくわしくはお話できません」と言えば、うまくかわすことができます。

友達からの誘いの断り方

友達の誘いを断るのは人によっては勇気がいることであったり、気まずさを覚える人もいます。友達からの誘いを断る場合は、以下のようなメールの断り方が適しています。 「誘ってくれてありがとう。ただ、その日はどうしても仕事を休むことができなくて。私の分まで楽しんできてね」 この断り方は前半部分で「誘われたことに参加する・参加しないという話」は、すでに終わっています。後半からは、話題が自然と次に移っているため、しつこく友達から誘われるといったことも回避することができます。

LINE交換など連絡先交換の断り方

LINEなどの連絡先の交換の誘いを断る場合は、以下のようなメールの断り方が適しています。 「LINEだとメッセージを見逃してしまうことがあるので、別の連絡方法でもいいですか?」 他の連絡先を相手に教えることにはなってしまいますが、仕事相手などに自分の個人的な連絡先などを教えたくない場合には有効な断り方です。

また、これ以外の断り方としては「最近スマホまたはパソコンの調子が悪くて買い換えを予定している。買い換えたら、こっちから連絡するから、連絡先を教えてほしい」と相手の連絡先をこちらが聞くという方法があります。 嫌がる相手から無理矢理個人の連絡先を聞こうとしたり、しつこく「連絡先を教えろ」と迫るのは、パワハラ・セクハラにあたります。あまりにもしつこい場合は自分だけで対処しようとせず、誰かに相談しましょう。

メールでの上手な断り方は文の結びがポイント

メールの上手な断り方のコツは文の結び、つまり「メールの終わり方」がポイントになってきます。「終わりよければすべてよし」という言葉があるように、メールの場合も終わり方によって、メールの印象が変わってきます。 しかしメールの終わりには一体何を書けばいいのか、どうやってメールを終わらせればいいのかで迷う人は少なくありません。 ここではメールの上手な断り方に使える文の結びについて、具体的な例を出しなが、らくわしく見ていきたいと思います。

次回につなげる文を入れる

メールの上手な断り方のひとつとして、文の結びに「次回につなげる文」を入れるという方法があります。たとえば「次の機会を楽しみにしています」「また誘ってください」などといった「次の誘いを思わせるような言葉」です。 このような次回につなげる言葉がメールの終わりにあることで、誘った方の相手も「今回は偶然都合が悪かっただけで、次からも誘っていいのだ」と安心することができます。 「本当は誘いを受けたいけれど、今回はどうしても難しい」という時や「次に誘われることがあれば、絶対に参加したい」という誘い、これからも継続して付き合っていきたいと考えている人の場合に使うといいでしょう。

誘ってくれたことに感謝する

断る時には「誘ってくれてありがとう」など「誘ってくれたことに対する感謝」を一緒に伝えるようにしましょう。 たとえば「誘ってくれて嬉しかったよ。ありがとう。」という文でメールを終わると、断られた相手も悪い気はしません。 このように「ありがとう」という感謝の言葉を一言入れるだけでも、同じ断るにしても、断られた相手からすると、印象がずいぶん変わります。

残念な気持ちを伝える

「誘いに参加することができずに残念」という気持ちを相手に伝えることで、直接的な言葉を使わずに断ることができます。 たとえば「参加したかったのに残念です……。」というように残念な気持ちを前面に出すことで、残念がっている自分に対して、相手はそれ以上何も言うことが出来ません。 また「こんなに残念がってくれているんだ」と誘いを断られた相手へのダメージも少なくてすみます。

メールでのしつこい誘いの断り方

メールという直接会わなくてすむ気楽さもあってか、中にはしつこくメールで誘ってくる人もいます。 そういう人の場合には、こちらがやんわりとメールで断っても、しつこく誘ってきます。このようにしつこい誘いを受けた場合、一体どのようにして断ればいいのでしょうか。 メールでのしつこい誘いの断り方について、くわしく見ていきたいと思います。

コツ1:返信は要件のみ短めにする

返信を相手と同じくらいの長さや、それ以上の長さにしてしまうと相手は「自分に対して興味がある・好意がある」と思ってしまいます。 そのため丁寧に言葉を並べたメールを送るという断り方は逆効果になってしまいます。 しつこい相手に対する断り方は「返信は短く、必要なことだけを書く」のが正しい断り方です。

コツ2:仕事のせいにする

「仕事が忙しい」と仕事を理由にすることで、断りやすくなります。それでも断りづらい場合には「仕事のせいで約束をドタキャンしたくはないので」という断り方をすると、相手に対しても角が立ちません。 また仕事を理由にすると「仕事が忙しくて返信ができない」などという理由をつけて、相手との距離を置きやすくなります。

コツ3:さり気なく相手との距離をとっていく

しつこい相手の場合は、さり気なく相手と距離を取るようにしましょう。この時に大切なのは、あくまでも「さり気なく距離をとっていくこと」です。 具体的には入浴や就寝、仕事を理由としてメールを終わらせる、メールの返信をするまでにかかる時間を少しずつ伸ばしていくという方法です。 ただし相手によっては距離を置いたことから逆恨みをされたり、相手がストーカーになる危険性もあります。あまりにも相手がしつこかったり、メールの内容に恐怖を感じるようなことがあれば、すぐに警察などに相談するようにしましょう。

コツ4:相手のプライドを守る

相手のプライドを傷つけないように「誘ってくれてありがとう」といった感謝の言葉をメールに入れたり、あえて誘いを伸ばすことによって有耶無耶にさせてしまうという断り方もあります。 また「こちらから連絡します」と言い、相手を連絡待ち状態にするという方法もあります。

コツ5:どうしても駄目ならはっきり断る

これまでに紹介したメールでの断り方でも断れない場合は、はっきりと断るしか方法はありません。 しかし、この場合ははっきりと誘いを断ろうとするあまり「きつい言葉になってしまうことがないよう」に注意が必要です。きつい言葉を使ってしまうと、相手とのトラブルを引き起こす可能性もあります。 はっきりとお断りであることを伝えながらも、あまり感情的になりすぎないように注意し、冷静に対処するようにしましょう。

メールでの上手な断り方は相手の気持ちを第一に考える

メールの文面だけで断る場合は相手の受け取り方によっては、失礼にあたってしまうこともあります。 また顔などがわからないため「もしかして誘いが迷惑だったのか」と相手が不安に思うこともあります。そのため、こうした場合はメールに誘いを断らなければならず残念なことや次の機会があればその時は参加したいという旨を、一緒に書いておきましょう。 今後の誘いを一切断りたい場合には、相手からの誘いのこたえを曖昧にしたり、次への期待を持たすようなことをせずに、はっきりと誘いを断ることも大事です。ただし、この時も相手の気持ちを考えて、直接的な言葉は避けるようにしましょう。

「誘いを断ること」は決して悪いことではない

「せっかくの誘いだから……」と無理に誘いにのったり、誘いを断ることを悪いことのように考えている人もいますが、誘いを断ることは決して悪いことではありません。誘いにのるか・誘いを断るかを決めるのは、他の誰でもない自分自身です。 またこのように「他人の誘いを断るのは悪い」と考える人は、他人からのお願いを断ることができずに、他人からいいように使われてしまったり、自分の意見を言えないことから蔑まれてしまうこともあります。 そのようなことにもならないためにも、正しい断り方を覚えて、誘いを断れるようにしましょう。

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大塚

はじめまして、大塚です。人間関係に悩み「自分とは何なのか」「普通とは何なのか」と考えるようになったこ...

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